Libraries and Literacy Branch, Ministry of Education, Province of British Columbia/fr

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Étude de Cas d’une Province

LibPASLibrary Performance Assessment Service

Libraries and Literacy Branch, ministère de l’Éducation, province de la Colombie-Britannique, Victoria et Vancouver

Entrevue menée avec Susan Laidlaw, directrice; Kyle Armour, coordonnateur de la formation et des données; Mari Martin, consultante en bibliothéconomie

La Libraries and Literacy Branch (LLB), un organisme du gouvernement provincial, assure la direction de la coordination des services de bibliothèques dans l’ensemble de la Colombie-Britannique; elle travaille avec 71 systèmes de bibliothèques privées et six fédérations de bibliothèques. L’organisation encourage la coopération et la collaboration afin de renforcer les capacités et les services dans la communauté des bibliothèques de la province. De BC OneCard aux prêts entre bibliothèques en passant par les systèmes de gestion du contenu du site Web des bibliothèques et un système de bibliothèques intégré provincial, la LLB aide les bibliothèques à travailler ensemble de façon plus efficace.

Le défi : intégrer les données provenant de différentes enquêtes dans des statistiques annuelles

La LLB s’implique auprès des bibliothèques pour appuyer le service de bibliothèques de la meilleure qualité pour les résidents et résidentes de la Colombie-Britannique. Dans le cadre de son mandat, la LLB est chargée de recueillir tous les ans des statistiques auprès des bibliothèques publiques de la Colombie-Britannique. Selon Susan Laidlaw, directrice : « Nous recueillons des statistiques afin que les responsables des bibliothèques puissent mesurer et évaluer leur performance, à l’interne et par rapport à des bibliothèques comparables de la province. Notre collecte de données sert à deux fins. Tout d’abord, elle démontre l’obligation de rendre compte du financement public des bibliothèques. Et deuxièmement, elle nous permet d’offrir un service que les bibliothèques peuvent utiliser pour leur évaluation. »

Selon Kyle Armour, coordonnateur de la formation et des données, la LLB avait besoin d’un outil de production de rapports robuste et flexible pour gérer leur enquête annuelle complexe comptant 200 questions. De plus, dit-il, la LLB souhaitait procéder à d’autres enquêtes et faire intégrer ces données avec les données de l’enquête annuelle. « Nous avions besoin d’un système que les bibliothèques pourraient utiliser facilement et qui nous permettrait de créer des rapports complexes », dit-il.

La solution LibPASLibrary Performance Assessment Service : de multiples enquêtes qui se complètent

Chaque année, les bibliothèques publiques procèdent à une enquête sur une semaine normale. Les bibliothèques choisissent la semaine qu’elles souhaitent utiliser pour recueillir des données qui ne font pas partie de l’enquête annuelle. Parmi les questions posées, on peut citer l’utilisation du matériel de référence dans la bibliothèque, les transactions de référence pour les adultes et les enfants, l’utilisation des postes de travail publics, et le nombre de personnes qui se présentent à la bibliothèque. Les chiffres obtenus pour la semaine sont alors annualisés. « La beauté de LibPASLibrary Performance Assessment Service est le fait que les bibliothèques saisissent leurs données pour la semaine et que Counting Opinions crée l’estimation annuelle, qui est alors intégrée aux données obtenues dans le cadre de l’enquête annuelle », dit M. Armour. « Ainsi, toutes nos données se retrouvent à un seul endroit, ce qui facilite les choses pour les bibliothèques, parce qu’elles n’ont à utiliser qu’un seul outil plutôt que plusieurs outils de collecte de données. »

La LLB a également recours à LibPASLibrary Performance Assessment Service pour mettre en œuvre une enquête sur les exceptions relatives aux prêts entre bibliothèques pour assurer le suivi des transactions de prêts entre bibliothèques qui ne sont pas comptées par leur logiciel standard de prêts entre bibliothèques. Cela inclut les transactions de prêts entre bibliothèques à l’extérieur du service interbibliothèques, ainsi que les transactions par téléphone. Les exceptions relatives aux prêts entre bibliothèques sont déclarées une fois par mois, entre vingt et soixante-et-onze bibliothèques faisant rapport chaque mois (le nombre de bibliothèques varie d’un mois à l’autre). Selon M. Armour, l’intégration de ces données avec celles du LibPASLibrary Performance Assessment Service constitue « un véritable point fort de LibPASLibrary Performance Assessment Service. Cela nous permet de mener différentes enquêtes que nous pouvons alors compiler en plusieurs ensembles de données. » Mme Laidlaw ajoute que « la mise en œuvre de LibPASLibrary Performance Assessment Service nous a libéré du travail de programmation et d’entretien d’une base de données séparée et nous a permis d’extraire différentes données provenant des enquêtes en un seul endroit. »

Utilisation des données au niveau local et au niveau provincial

« Les données que nous recueillons par l’entremise de LibPASLibrary Performance Assessment Service servent à différentes fins », dit Mme Laidlaw. « Nous les utilisons pour évaluer les programmes que nous administrons au niveau provincial, comme le programme BC OneCard. Mais nous encourageons également les bibliothèques à utiliser ces données pour s’entretenir avec leurs conseils de bibliothèques concernant le financement et le développement des collections. »

Mari Martin, consultante en bibliothéconomie, dit que la LLB s’efforce de participer au mouvement d’ouverture des données au Canada et de l’appuyer. À cette fin, l’organisation publie des ensembles de données des bibliothèques publiquement accessibles.

Mme Laidlaw, Mme Martin et M. Armour ont souligné les avantages suivants de l’utilisation de LibPASLibrary Performance Assessment Service :

  • Outil robuste et flexible pour la collecte de données. M. Armour apprécie le fait qu’il est facile de personnaliser LibPASLibrary Performance Assessment Service pour la collecte des données et sa fiabilité en matière de conservation de données. « Nous avons à notre disposition dans LibPASLibrary Performance Assessment Service des données recueillies depuis dix ans. Nous pouvons effectuer des comparaisons entre les années et extraire ce dont nous avons besoin. Avec un volume de données tellement considérable à maintenir, l’assurance de la qualité et l’intégrité des données deviennent très importantes pour nous. »
  • Rapports visuels personnalisables faciles à produire. Selon M. Armour, LibPASLibrary Performance Assessment Service offre différents formats de rapports avec des tableaux, des diagrammes et des graphiques. Il a créé des modèles que les bibliothèques peuvent utiliser pour produire des rapports rapidement, avec leurs propres données. Les bibliothèques peuvent insérer n’importe quel diagramme dans un document Word pour créer des rapports visuels. Les bibliothèques peuvent également créer des rapports pour se comparer à d’autres bibliothèques relativement à plusieurs éléments de données.
  • Gestion administrative. LibPASLibrary Performance Assessment Service facilite le suivi auprès des bibliothèques. Il fournit un système de messagerie qui peut rappeler aux bibliothèques de répondre à l’enquête, ce qui rend l’administration de l’enquête beaucoup plus facile que par le passé. Mme Laidlaw ajoute que la LLB a récemment lancé un nouveau site de réseau communautaire de bibliothèques et elle a pu utiliser la fonction d’ouverture de session unique de Counting Opinions pour simplifier l’accès à LibPASLibrary Performance Assessment Service par l’entremise du site.
  • Mesure de la performance avec le temps. Bien que la LLB prenne les données et crée des rapports qui serviront à différentes fins, le but à atteindre est de faire en sorte que les bibliothèques utilisent les données et les modèles pour créer des rapports qui les aideront à raconter leurs histoires de façon efficace, dit Mme Laidlaw.
  • Qualité et réactivité du soutien. Selon M. Armour, « Avec Counting Opinions, nous avons une personne spécialisée qui nous a aidés lors de la mise en œuvre et qui nous fournit un soutien continu. Dans le logiciel LibPASLibrary Performance Assessment Service, nous pouvons apporter de nombreux changements nous-mêmes, tout en sachant qu’une aide plus avancée est disponible si nous en avons besoin. »

À l’avenir

La LLB a effectué des essais d’utilisation de LibPASLibrary Performance Assessment Service pour recueillir des données aussi bien qualitatives que quantitatives. L’objectif est d’utiliser un seul outil de production de rapports facile et flexible servant à plusieurs fins, afin que les bibliothèques n’aient pas à apprendre à utiliser différents outils.

M. Armour a l’intention d’explorer les fonctions de production de rapports plus en détail, parce qu’il sait qu’un meilleur usage pourrait en être fait, particulièrement en ce qui concerne les diagrammes et les graphiques. Mme Martin s’intéresse également à cela, faisant observer qu’il existe un mouvement en faveur de l’utilisation de l’infographie pour présenter les rapports de façon plus visuelle. Et ils s’intéressent tous à la manière dont LibPASLibrary Performance Assessment Service pourrait les aider à répondre aux besoins croissants de la communauté en ligne de données ouverte, par exemple en offrant une façon facile et rapide d’exporter les données dans un format plus compatible.

« Counting Opinions a été très sensible à notre intérêt à utiliser LibPASLibrary Performance Assessment Service pour autre chose que la collecte de données standard ». dit Mme Laidlaw. « Tout nouvel outil connaît des crises de croissance, mais nous avons vraiment apprécié la façon dont Counting Opinions nous a écoutés et continue de travailler avec nous pour répondre à nos besoins. »

À propos de Counting Opinions

Face aux défis constants de la concurrence, les bibliothèques et les organisations de bibliothèques ont besoin de meilleurs outils pour comprendre et gérer les mesures du rendement et les besoins des clients afin de tirer le meilleur parti des ressources rares. Depuis 2004, Counting Opinions fournit aux bibliothèques et aux organisations de bibliothèques des solutions économiques, fondées sur les faits, pour leurs données relatives au rendement et à la satisfaction de la clientèle. En outre, des solutions pour des sondages sur mesure, une rétroaction ouverte de la part des clients, les tendances, les analyses comparatives, les résultats et les comparaisons avec les pairs sont également disponibles.


Remarque : entrevue menée et étude de cas préparée par JAM Marketing LLC.


Prière de citer cet article comme suit: Libraries and Literacy Branch, ministère de l’Éducation, province de la Colombie-Britannique, Victoria et Vancouver; Entrevue menée avec Susan Laidlaw, directrice; Kyle Armour, coordonnateur de la formation et des données; Mari Martin, consultante en bibliothéconomie