Manitoba Public Library Services Branch Brandon MB/fr
Étude de cas d’une Province Case Study
LibPASLibrary Performance Assessment Service
Direction des services de bibliothèques publiques du Manitoba
Entrevue effectuée avec Will Enns, coordonnateur de programme
La Direction des services de bibliothèques publiques du Manitoba administre les programmes de subvention et de financement, fournit un soutien professionnel et assure la coordination de la technologie dans l’ensemble de la province. Le gouvernement provincial a conféré pour mandat à la Direction de maintenir des statistiques pour les bibliothèques publiques de la province.
Le défi : recueillir et gérer des données en anglais et en français provenant d’un groupe important de bibliothèques
Le Manitoba compte près de soixante systèmes de bibliothèques, dont la plupart sont très petits, qui servent une population de 1,1 million de résidents répartis dans une grande région géographique. Selon Will Enns, coordonnateur de programme, cela complique la collecte d’information, car il faut plusieurs mois pour obtenir les données statistiques dont a besoin le Manitoba, les saisir et produire un rapport. « Le respect de notre mandat de collecte des statistiques sur les bibliothèques publiques et de production de rapports nécessitait un investissement important en heures-personne », dit M. Enns. « Nous préparions et produisions un document imprimé volumineux à des fins de comparaison avec les pairs. La nouvelle saisie des données introduisait inévitablement des erreurs, et des addenda devaient alors être produits. Comme le Manitoba est officiellement une province bilingue, le rapport devait être fourni en anglais et en français. Il était pratiquement impossible de répondre aux demandes des bibliothèques afin de leur fournir les statistiques dont elles avaient besoin, au moment où elles en avaient besoin. »
La solution LibPASLibrary Performance Assessment Service : amélioration des données standard grâce aux renseignements provenant des membres du conseil
La Direction des services de bibliothèques publiques a mis en oeuvre LibPASLibrary Performance Assessment Service en 2007. Ce changement a permis aux bibliothèques de procéder elles-mêmes à la saisie des données, qui étaient alors publiées immédiatement sur Internet. Selon M. Enns, lors de la mise en oeuvre initiale de LibPASLibrary Performance Assessment Service, il avait été décidé de ne pas compliquer la transition en introduisant de nouveaux champs de données, et seuls les champs standard étaient alors utilisés. Aujourd’hui, dit-il, de nouveaux champs sont ajoutés tous les ans, les plus récents étant des questions relatives à l’utilisation et aux formats des livres électroniques. Les rapports peuvent être générés facilement et rapidement, en plusieurs formats.
De plus, il a été découvert que LibPASLibrary Performance Assessment Service pouvait aider la Direction à assurer le suivi des membres du conseil d’administration des bibliothèques. « Chaque bibliothèque possède son propre conseil, qui compte au moins sept membres. En recueillant et en gérant les renseignements relatifs aux membres des conseils, nous aidons nos bibliothèques à mieux comprendre les règles concernant la durée des mandats. »
Tous les ans, la Direction demande aux bibliothèques de remplir un formulaire sur les membres du conseil, sur lequel les données de l’année précédente figurent déjà. Le formulaire assure le suivi des coordonnées standard et la date de la nomination de chaque membre et indique si cette personne est également membre du conseil municipal de district. « Le suivi des nominations au conseil par l’entremise de la Direction signifie que, tous les ans, les bibliothèques vérifient la liste des membres du conseil afin de voir quels mandats arrivent à échéance, afin de s’assurer que leur liste de membres est à jour et qu’ils bénéficient de la représentation nécessaire tirée de leur conseil municipal, tel que requis. L’utilisation de LibPASLibrary Performance Assessment Service pour assurer le suivi des mandats des membres du conseil est beaucoup plus facile que la gestion des données dans une feuille de calcul; cela aide nos bibliothèques à respecter les règles relatives aux membres des conseils », dit-il.
Statistiques sur les bibliothèques publiques du Manitoba
Le Manitoba compte la plus importante population francophone à l’ouest du Québec, dit M. Enns. Chaque communication de la Direction doit être publiée en anglais et en français. Tous les volets de la mise à jour de LibPASLibrary Performance Assessment Service sont disponibles en français, de façon complètement parallèle à la version anglaise et non en tant qu’ajout.
« Counting Opinions a fourni à LibPASLibrary Performance Assessment Service tous les renseignements génériques en français. Nous avons ensuite traduit en français tout ce qui était spécifique à nos données, y compris les descriptions de tous nos indicateurs de rendement. » Selon M. Enns, cet investissement unique de ressources leur permet d’utiliser LibPASLibrary Performance Assessment Service en respectant les lois relatives au bilinguisme et valait bien le temps requis pour réaliser ce projet.
La gestion des rapports simplifiée et visuelle facilite les analyses comparatives
Selon M. Enns, avant LibPASLibrary Performance Assessment Service, les bibliothèques prenaient jusqu’à la fin mars pour saisir les données de l’année précédente. Aujourd’hui, dit-il, la Direction saisit les données financières des bibliothèques, et les bibliothèques saisissent leurs données générales, y compris les heures d’ouverture, la circulation, les prêts entre bibliothèques, le nombre d’ordinateurs de la bibliothèque, les réservations d’ordinateurs, le profil du personnel, le niveau d’éducation du personnel, le nombre de personnes ayant franchi le tourniquet d’entrée, le nombre de questions de référence et plus encore. Parce qu’il est si facile de saisir les données dans LibPASLibrary Performance Assessment Service, la date limite pour la saisie des données est maintenant le 31 janvier et les rapports sont publiés sur Internet peu après.
En plus d’utiliser les rapports pour le suivi de leurs propres statistiques, les bibliothèques peuvent également s’en servir pour démontrer à leurs conseils d’administration et aux conseils municipaux leur position par rapport aux bibliothèques similaires dans la province. « LibPASLibrary Performance Assessment Service procure à nos bibliothèques un accès à des données sur toutes les bibliothèques publiques du Manitoba peu après la fin de l’année. Cela permet aux bibliothèques d’amorcer des discussions avec leur conseil d’administration et leur conseil tôt dans l’année concernant les domaines où ils estiment ne pas être à la hauteur, en utilisant les données du LibPASLibrary Performance Assessment Service pour appuyer leurs besoins pour des documents supplémentaires, des heures d’ouverture plus longues, un plus grand nombre d’employés ou des locaux plus grands. »
Selon M. Enns, la capacité de produire des diagrammes en barres avec LibPASLibrary Performance Assessment Service est particulièrement utile. Lorsque l’on illustre visuellement où une bibliothèque se situe dans des catégories désignées (par exemple, en superficie par tête ou en circulation par tête), il est très facile de voir si elle se situe près du sommet, au milieu ou tout en bas. Il affirme que les bibliothèques ont pu utiliser ces rapports pour expliquer pourquoi elles avaient besoin d’un local plus grand. « L’impact graphique d’un diagramme en barres peut être très convaincant », dit-il. « Lorsque les gens voient où se situe leur bibliothèque, ils comprennent instantanément les problèmes. La beauté des rapports de LibPASLibrary Performance Assessment Service est leur flexibilité – si vous pouvez penser à quelque chose, vous pouvez probablement le réaliser. »
M. Enns résume ainsi la valeur de LibPASLibrary Performance Assessment Service :
- Permet d’économiser le temps du personnel. « Notre mandat consiste à fournir des statistiques, et cela simplifie le processus de conformité avec le mandat. »
- Facilite l’analyse comparative entre les bibliothèques. Grâce à Manitoba Ready Reports mb.countingopinions.com, il est facile d’illustrer le rendement d’une bibliothèque et d’établir une analyse comparative avec des bibliothèques de taille semblable. Le rapport présente également un aperçu de haut niveau à l’échelle provinciale.
- Suivi des tendances dans les bibliothèques individuelles. LibPASLibrary Performance Assessment Service permet à une bibliothèque de développer un profil au fil du temps, présentant la croissance ou la baisse dans des domaines définis. Ce type de rapport sur les tendances aurait été très difficile à obtenir avec des rapports imprimés.
- Renseigne et motive le personnel des bibliothèques. Le recours aux diagrammes en barres rend les statistiques plus intéressantes à consulter. Cela encourage les membres du personnel à prendre part de façon plus active aux progrès de leur bibliothèque.
En ce qui concerne l’expérience de travailler avec Counting Opinions, M. Enns affirme que le personnel fournit un excellent appui et accueille favorablement les questions et les idées. De plus, ajoute-t-il, « J’aime le fait que Counting Opinions comprend la question du bilinguisme et la structure du gouvernement. Cela nous a vraiment aidés à configurer LibPASLibrary Performance Assessment Service de la façon dont nous avions besoin qu’il fonctionne au Manitoba. »
About Counting Opinions
Facing constant competitive challenges, libraries and library organizations need better tools to understand and manage customer needs and to compete more effectively for scarce resources. In business since 2004, Counting Opinions provides libraries and library organizations with a cost-effective, evidence-based management solutions’ platform for the comprehensive management of their performance and customer satisfaction data. Solutions for custom surveys, open-ended customer feedback, trends, benchmarking, outcomes and peer comparisons are also available.
Note: Interview conducted and case study prepared by JAM Marketing LLC.
Please cite this article as: Direction des services de bibliothèques publiques du Manitoba; Entrevue effectuée avec Will Enns, coordonnateur de programme